VAE : Comment procéder lorsqu’on ne dispose plus de preuves de son expérience professionnelle

En VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), l’analyse de son parcours professionnel ne suffit pas. Il est nécessaire de démontrer, justifier et fournir des éléments de preuves qui illustrent les compétences acquises. Une question revient fréquemment : « Que faire si je n’ai plus aucun document ? »

Cette situation concerne de nombreux candidats, soit parce qu’ils ont quitté leur entreprise, soit parce qu’ils travaillent dans une petite structure où peu de documents étaient formalisés. Le résultat est identique : l’absence de documents. Cet article présente les solutions possibles pour pallier ce manque de preuves.

Comprendre le rôle des preuves en VAE

La VAE ne repose pas uniquement sur des preuves écrites. Il ne s’agit pas d’un contrôle administratif où l’on demande un dossier complet d’archives. Le jury évalue avant tout :

• la capacité à analyser sa pratique professionnelle ;
• la qualité des explications sur les choix réalisés ;
• le degré de maîtrise et d’autonomie ;
• la capacité à prendre du recul sur ses actions, en lien avec le référentiel des compétences.

Les preuves servent à soutenir cette démonstration. Elles ne remplacent pas l’analyse elle-même. Il est possible de fournir de nombreux documents et de ne pas réussir, ou au contraire, de présenter peu de preuves et de valider entièrement son dossier. Néanmoins, leur présence rassure le jury et illustre concrètement les propos avancés.

Il convient également de noter que toutes les preuves n’ont pas la même valeur. Une capture d’écran d’email est moins crédible qu’un document interne structuré, tel qu’un tableau de suivi, une trame de compte rendu, un planning ou une procédure formalisée. Les documents officiels restent les plus solides.

Solution n°1 : Rechercher minutieusement

Avant de conclure qu’aucune preuve n’est disponible, il est essentiel de procéder à une recherche approfondie. Plusieurs pistes sont possibles :

Rechercher dans les documents contractuels et administratifs

Les preuves les plus solides sont celles qui sont signées et validées officiellement :

• contrat de travail et avenants ;
• lettres de mission, procès-verbaux de nomination, délégation de pouvoir ;
• comptes rendus d’entretiens annuels ou professionnels ;
• attestations employeur, lettres de félicitations ou de recommandation ;
• attestations de formation.

Ces documents permettent de formaliser le périmètre de responsabilités occupé, même si les tableaux ou outils utilisés ne sont plus disponibles.

Examiner les traces numériques

De nombreuses preuves se trouvent sous forme de traces numériques, non officielles :

• accéder aux dossiers informatiques, boîtes mail et logiciels internes (avec l’accord de l’employeur) pour récupérer ou capturer des documents, en anonymisant les informations si nécessaire ;
• consulter les archives papier, notamment dans les métiers administratifs ;
• vérifier les transferts de documents vers des boîtes personnelles ou celles de proches, lorsqu’ils ont été autorisés ;
• consulter les agendas professionnels et personnels pour retrouver des éléments temporels ou se remémorer certaines actions ;
• rechercher des informations sur le site web ou les réseaux sociaux de l’entreprise, ainsi que dans les newsletters, mentionnant des projets, postes ou événements gérés.

Ces éléments peuvent sembler modestes, mais ils permettent de démontrer la réalité professionnelle et sont souvent plus nombreux que prévu après une recherche approfondie.

Solution n°2 : Solliciter des tiers

Si la recherche ne permet pas de retrouver des documents, il est possible de demander des preuves à différents interlocuteurs :

• employeur ;
• responsable hiérarchique ;
• collègues ;
• clients ;
• fournisseurs ou prestataires ;
• partenaires ;
• organismes de formation.

Deux types de demandes peuvent être formulés :

1. Accès aux documents originaux réalisés pendant la période professionnelle : fichiers, processus, comptes rendus, rétroplannings… Les entreprises acceptent souvent de transmettre des versions anonymisées ou des modèles types. Il est recommandé de présenter la demande avec professionnalisme, en précisant le cadre de la VAE et l’objectif d’illustrer l’expérience acquise, tout en proposant d’anonymiser les documents si nécessaire.
2. Obtention de témoignages ou attestations qui confirment :
   1. la fonction occupée ;
   1. les responsabilités assumées ;
   1. le niveau d’autonomie ;
   1. les projets menés ;
   1. le nombre de personnes encadrées.

Solution n°3 : Reconstituer des preuves

Lorsque ni la recherche ni les sollicitations ne permettent de récupérer des documents, il est possible de les reconstituer. Le jury est conscient que certains documents peuvent être perdus avec le temps. La clé est la transparence : il convient d’indiquer que le document est « reconstitué à partir de la pratique de l’époque ». Cette démarche renforce la crédibilité et témoigne d’une approche honnête.

La reconstitution permet également d’actualiser certains éléments, par exemple en raison de l’évolution des outils numériques ou de l’enrichissement des compétences. Il est important de préciser ce point, montrant ainsi une capacité de recul et d’évolution professionnelle.

Une reconstitution sincère doit :

• reprendre les actions réellement effectuées ;
• formaliser les informations avec cohérence ;
• rester alignée avec la pratique professionnelle ;
• indiquer qu’il s’agit d’un document reconstitué.

À l’inverse, une reconstitution artificielle consistant à créer un document « idéal », ajouter des outils non maîtrisés ou embellir le niveau de responsabilité est rapidement détectée par le jury. L’objectif n’est pas d’impressionner, mais d’illustrer l’analyse de sa pratique professionnelle. La preuve vient appuyer la démonstration et non la remplacer.

Anticiper pour l’avenir

Pour ceux qui envisagent une VAE et sont actuellement en poste, il est recommandé d’anticiper :

• demander une attestation détaillée avant de quitter l’entreprise ;
• récupérer la fiche de poste ;
• conserver des modèles vierges avec accord ;
• sauvegarder des trames non confidentielles.

Ces actions, simples à mettre en œuvre, peuvent considérablement faciliter un futur dossier VAE.

En conclusion, la perte de documents ne doit pas constituer un obstacle insurmontable. Il est possible de chercher, solliciter et reconstituer les preuves pour valoriser son expérience professionnelle. La transparence et la cohérence restent les éléments essentiels pour convaincre le jury et réussir sa VAE.